Kantoorinrichting: ideeën voor interieurdecoratie

Het kantoorinterieur maakt vele ontwikkelingen door en past zich aan veranderende behoeften aan, die zowel door veranderingen in bedrijven als veranderingen in werkmethoden tot stand komen.

Werkomgevingen veranderen drastisch. De digitale revolutie heeft het arbeidslandschap veranderd. Wat vroeger ondenkbaar was of als ongepast werd beschouwd in de samenleving (thuiswerken) wordt nu steeds gebruikelijker.

Het aantal bedrijven dat thuiswerken toestaat groeit gestaag, de corona pandemie heeft ons gedwongen om opnieuw na te denken over de locatie van ons werk. Maar hoewel veel werknemers worden opgeleid om op afstand te werken, blijven kantoren wereldwijd de belangrijkste werkplek. Daarom blijft ook het design en de indeling van kantoren belangrijk. Het gaat niet alleen om het bedenken van de personeelsindeling, maar ook om het bevorderen van teamwork, collegialiteit, het bevorderen van overkoepelende samenwerkingen...

Ruimteplanning

Het plannen van de kantoorruimte is een kritisch proces met als doel om ervoor te zorgen dat de indeling de productiviteit van het personeel verhoogt. Voordat de ruimte wordt ontworpen, is het raadzaam om te bepalen welke apparatuur nodig is voor elke werkplek. Telefoons, computers, bureaus, werkstations, bureaustoelen... en andere gemeenschappelijke hulpmiddelen zoals printers die in kantoren te vinden zijn. Dit zal helpen bij het ontwerp en de indeling. 

Voor het inrichten van kantoren zijn er enkele cruciale vragen die moeten worden gesteld: Wat is het doel van deze ruimte? Creëer een plan om de ruimte effectief te gebruiken dat werkt voor je bedrijf. Hiervoor moet worden bepaald hoeveel ruimte elk meubelstuk en object in zal innemen. Hoeveel opslagruimte heb je nodig? Overweeg de opslagcapaciteit die je nodig hebt en teken dit in je lay-out plannen. 

Kantoorontwerp volgens de bedrijfsidentiteit

Een ander belangrijk aspect bij het plannen van het ontwerp is de bedrijfsidentiteit. Je wil een omgeving creëren die in lijn is met het imago dat het bedrijf wil uitdragen. De indeling zal niet hetzelfde zijn als het gaat om een bedrijf met een serieus en efficiënt imago, zoals bijvoorbeeld een advocatenkantoor, als de indeling van een bedrijf met een innovatief en hip imago, zoals een videogame bedrijf. De ontwerpelementen communiceren de waarden die het bedrijf wil uitstralen, en daarom moeten we hier van tevoren rekening mee houden.

Soort ruimte dat we willen creëren

In moderne organisaties zijn er verschillende manieren om de werkruimte te ontwerpen, en een van de trends is het gebruik van open kantoren. Maar dat is niet de enige optie; zoals gezegd hangt dit ook af van het type bedrijf en het bedrijfsimago, de vereisten van de medewerkers om prettig te kunnen werken en of het werk al dan niet vertrouwelijk is. Dit moeten we allemaal in gedachten houden bij het ontwerpen van meer of minder open ruimtes. Want hoewel open erg populair zijn, zijn ze niet altijd geschikt. We moeten ook rekening houden met het geluidsniveau dat wordt gegenereerd en dat van invloed kan zijn op het werk in gemeenschappelijke ruimtes.

Ontwerp van open kantoren

Bij open werkplekken past een organisatiestijl die profiteert van deze open ruimte.. In een open ruimte zie je waarschijnlijk een lange rij bureaus zonder scheidingswanden, met alleen enkele afscheidingen tussen de werkplekken. Open kantoren bieden vaak ook verschillende ruimtes voor werknemers, zoals loungeruimtes met banken of een open keuken, gemeenschappelijke ruimtes waar je kunt communiceren met andere werknemers van het bedrijf en bijvoorbeeld belruimtes voor gesprekken waarbij geheimhouding van belang is. Ook kunnen er  informele werkplekken zijn of plaatsen voor kleine teamvergaderingen.

In technologiebedrijven zijn open ruimtes trendy. Maar we vinden hier vaak ook recreatie- en entertainment ruimtes, met bijvoorbeeld tafeltennistafels, videogame plekken, of een bibliotheek. Deze ruimtes zijn ontworpen om creativiteit te stimuleren en medewerkers met elkaar te verbinden, zodat ze zich niet beperkt voelen tot werken in een afgesloten ruimte. Bij technologiebedrijven is creativiteit en origineel denken essentieel, dus wordt geprobeerd dit te bevorderen door middel van dit soort kantoorruimtes.

Voordelen van open kantoren 

Er zijn redenen waarom open kantoren of kantoortuinen een grote trend zijn geworden. Dit soort ruimtes bevordert een grotere samenwerking tussen werknemers en versterkt de teamcohesie, wat helpt om samen complexe problemen op te lossen. Medewerkers leren elkaar kennen en vormen banden die helpen om beter samen te werken. De interacties tussen werknemers worden transparanter.

Werknemers voelen zich meer verbonden en hebben meer vertrouwen in elkaar. Maar met open kantoren bespaar je ook geld. Een van de belangrijkste voordelen is de kostenbesparing van kantoren, omdat het tot twee keer duurder is om voor elke werknemer een eigen afgesloten werkplekje te installeren. Met open kantoren kun je meer mensen in een kleinere ruimte plaatsen.

Nadelen van open kantoren

Een van de meest benadrukte voordelen is de communicatie tussen werknemers. Men denkt vaak dat teamwork zal toenemen door de gemakkelijke toegang tot collega's van andere afdelingen. Maar de realiteit is anders. Volgens een onderzoek van Harvard Business Review naar kantoortuinen werd 70% van de persoonlijke  interacties beïnvloed toen bedrijven van model veranderden. En in plaats van meer persoonlijke interactie nam digitale communicatie toe. Vanwege het gebrek aan privacy en de voortdurende afleiding, wordt de productiviteit van het personeel eerder belemmerd dan bevorderd.

Werknemers in open ruimtes moeten extra moeite doen om zich te concentreren. In sommige gevallen gebruiken ze kleine borden met het woord "bezet" erop geschreven om niet gestoord te worden. En ze zoeken ook manieren om zo ver mogelijk van het lawaai weg te blijven. En inderdaad, bij het ontwerpen van kantoren moeten we factoren als geluid heel serieus nemen, dit kan de productiviteit verminderen. Daarom moeten we in open werkruimtes goed nadenken over afscheidingen en scheidingen. Deze kunnen ons helpen om privacy te krijgen op momenten dat we het nodig hebben en ook om het geluidsniveau dat we ontvangen omlaag te brengen.

Trend van een groen of milieuvriendelijk kantoor

De trend van groene planten, verticale planten muren en het design van groene kantooromgevingen blijft toenemen. Een combinatie van natuurlijke elementen op de werkplek kan rustgevend en goed voor de gezondheid van werknemers zijn. Het is bewezen dat groen de stemming verbetert en daarmee de prestaties en motivatie van het personeel. Het basisprincipe van het groene kantoor is om voortdurende verbetering te bevorderen en de milieueffecten van het kantoorontwerp te verminderen. 

Belangrijkste redenen voor een groen kantoor

- Verminderen van het verbruik van natuurlijke hulpbronnen.

- Verminderen van de bijdrage van het bedrijf aan klimaatverandering.

- Verminderen van het gebruik van papier.

- Faciliteren van activiteiten die een duurzame levensstijl bevorderen.

Belangrijke aspecten van een groen kantoorontwerp

Licht

Bij het ontwerpen van een groen kantoor moet het natuurlijke licht optimaal worden benut. Ook moet het effectieve gebruik van kunstlicht worden gestimuleerd. Door het installeren van sensoren die automatisch uitschakelen wanneer het licht in het kantoor niet nodig is, kan het gebruik van kunstlicht verminderd worden. Het gebruik van energiezuinige LED-verlichting levert ook een aanzienlijke kostenbesparingen op.

Papier

De hoeveelheid papier die een bedrijf verbruikt kan enorm zijn, tonnen en tonnen papier per jaar. Dit draagt bij aan ontbossing en de uitstoot van gassen in de atmosfeer. Het is belangrijk om het gebruik van papier te verminderen, maar het papier dat wordt gebruikt moet ook afkomstig zijn uit duurzaam beheerde bossen. Op deze manier pakken we het probleem dubbel aan. Ook moeten we aanmoedigen dat alleen strikt noodzakelijke documenten worden geprint, aangezien alles op de computer of in de cloud kan worden geraadpleegd.

Afval

Afval moet idealiter worden gescheiden en op de juiste manier worden gerecycled. Dit is een van de gemakkelijkste manieren om de milieukosten te verminderen en natuurlijke hulpbronnen te behouden. Denk ook aan de rol van het bedrijfsbeleid, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van herbruikbare bekers of glazen flessen in plaats van wegwerpbare plastic bekers.

Gebruik van decoratieve planten

Het decoratieve gebruik van planten is een trend in kantoorinrichting. Net als grote groene wanden vol met planten van verschillende soorten die worden gebruikt om kantoren en gemeenschappelijke ruimtes aangenaam te decoreren. Deze verticale tuinen helpen ons om ons comfortabeler te voelen in gesloten ruimtes. Bovendien is het gebruik van veel planten aanbevolen om de impact van schermen en andere hulpmiddelen die we dagelijks op kantoor gebruiken, te verminderen. Ook zijn planten geschikt om de luchtkwaliteit te verbeteren. Daarom wordt het gebruik van planten in kantoorinrichting steeds vaker aanbevolen.

Het belang van kantoorinrichting

Er zijn veel manieren om een klein kantoor in te richten en een efficiënte en prettige werkruimte te creëren. Kantoorinrichting is een manier om een bedrijfscultuur te creëren die door werknemers kan worden gevoeld, begrepen en overgenomen. Zonder een woord te zeggen, communiceert decoratie de waarden van het bedrijf. Een bedrijf dat zich inzet om dynamiek en adrenaline over te brengen, zoals Red Bull, zal manieren vinden om deze persoonlijkheid in het interieur en het gebruik van de ruimte te uiten.

Daarom is kantoorinrichting een zeer belangrijk element dat we moeten plannen en ontwikkelen op basis van de waarden en de boodschap die we als bedrijf willen overbrengen. Zowel de medewerkers als bezoekers kunnen zo een goede indruk van het bedrijf krijgen. Een goede planning van werkplekken is ook erg belangrijk om het werk van werknemers te vergemakkelijken en de motivatie te verhogen. We moeten rekening houden met alle factoren die van invloed kunnen zijn op elke werkplek om ongemak door geluiden of of andere factoren te voorkomen.

Het is hierin belangrijk om ook nieuwere ontwikkelingen, zoals kantoortuinen of groene kantoren, in overweging te houden. Dit zijn twee zeer actuele concepten die aantonen dat ons bedrijf zich inzet voor duurzaamheid en het welzijn van haar werknemers, naast het feit dat het een modern en creatief bedrijf is