Zo hou je het bureau netjes en georganiseerd
Artikelindex
- Een netjes bureau helpt ons productiever te zijn
- De epidemie van afleiding
- Hoe je je bureau netjes houdt: een stappenplan
- Stel wat je vandaag kunt doen niet uit tot morgen
- Dedica unas horas para planificar las actividades
- Tareas importantes y urgentes:
- Belangrijk maar niet urgent:
- Urgent:
- Vergeet niet om ook je werkzaamheden uit te voeren die niet belangrijk en niet urgent zijn.
- Nadenken voordat je handelt: afleiding bestrijden
Hoe kun je je bureau netjes en georganiseerd houden?. En waarom dit zo belangrijk is als we onze concentratie en prestaties willen verbeteren? Je leest er alles over in dit artikel!
We hebben altijd gehoord dat orde belangrijk is. Thuis hebben ze het vast vaak tegen je gezegd en op werk of school nog vaker. Om goed werk te leveren, competent te zijn en deadlines te halen, is orde essentieel. Daarom gaan we het vandaag hebben over hoe belangrijk een opgeruimde werkomgeving is en hoe je dit op je bureau kunt bereiken.
Een netjes bureau helpt ons productiever te zijn
Een opgeruimd bureau is essentieel voor de productiviteit. Het organiseren van je werkplek is een van de activiteiten die elke professional moet ontwikkelen om de productiviteit, zowel individueel als collectief, te verhogen. Veel studies hebben het belang hiervan aangetoond. En ook dat het vermogen van een individu om zijn werkplek te organiseren en netjes te houden, van binnenuit komt.
Met andere woorden, als iemand vaak nadenkt over organisatie, anticiperen op problemen, productiviteit en tijdbeheer, dan zal die persoon waarschijnlijk een netjes bureau hebben. En daardoor zal die persoon effectiever en productiever zijn. Een bureau opgeruimd houden is een heel belangrijke eerste stap in dit organisatieproces.
We kunnen op lange termijn alleen onze concentratie behouden als we onze geest kunnen organiseren. Zo kunnen we ons concentreren op de taak die we uitvoeren, met een duidelijk beeld van de andere taken die we nog moeten doen en wanneer we deze zullen uitvoeren. Hiervoor is het cruciaal om meer controle te hebben over de dagelijkse activiteiten. Dit stelt je in staat om productiever te zijn, je beter te concentreren op elk onderwerp en de documenten en bestanden die je nodig hebt op het juiste moment te vinden. Waar wacht je nog op? Maak van opgeruimdheid jouw nieuwe motto!
De epidemie van afleiding
We leven in een tijdperk dat door experts "de epidemie van afleiding" wordt genoemd. Dit kun je zien als een psychologisch equivalent van de obesitasepidemie. Onze hersenen worden overspoeld door een voortdurende stroom aan prikkels en informatie, waardoor we ons niet volledig kunnen concentreren op onze dagelijkse bezigheden. Deze epidemie van afleiding vindt wereldwijd plaats. Het is een serieus cognitief probleem dat de productiviteit van de nieuwe generaties vermindert.
We zijn ons niet bewust van hoe dit mentale proces ontstaat, maar de meeste mensen hebben de gevolgen wel al ervaren. Veel jongeren ondervinden problemen met het vasthouden van de aandacht, hebben gebrek aan concentratie of verliezen constant voorwerpen zoals sleutels. Ook het vergeten van taken of geplande vergaderingen komt hieruit voort. Dit alles heeft een duidelijke invloed op de prestaties en de kwaliteit van het werk dat we doen. Daarom is het belangrijk om je bureau opgeruimd te houden, dit is een goede manier om met orde te beginnen.
Om obesitas te bestrijden, hebben we een duidelijke strategie en dagelijkse lichaamsbeweging nodig. Maar het is ook belangrijk om bewust te zijn van het voedsel dat we eten en hoe dit ons beïnvloedt, zodat we ons kunnen voeden volgens onze specifieke behoeften. Om afleiding te bestrijden, moeten we ook zo'n strategie ontwikkelen om de oorzaken van overmatige cognitieve stimulatie aan te pakken. We kunnen beginnen door ons bureau opgeruimd te houden om onze ideeën helder te krijgen.
Hiervoor moeten we leren om verstandig te kiezen op welke prikkels die we ontvangen we ingaan en uit welke bronnen we informatie halen. De realiteit is dat onze hersenen niet zijn aangepast aan dit informatietijdperk. Daarom moeten we voorzichtig zijn en onze capaciteit om informatie te ontvangen niet onnodig overbelasten. Het is belangrijk dat we proberen alleen de informatie te ontvangen die we nodig hebben en die nuttig is, en de rest te negeren. Dit kan heel moeilijk zijn in de huidige wereld, maar is vooral belangrijk wanneer we werken of studeren.
Hoe je je bureau netjes houdt: een stappenplan
Organiseer je werkruimte in zones.
Reserveer een dag om het gebruik van je bureau te organiseren. Denk goed na over hoe je het beste toegang hebt tot de hulpmiddelen die je dagelijks het meest gebruikt. Creëer een zone voor belangrijk materiaal en documenten waar je alleen de dingen neerzet die je vaak nodig hebt. Dit moet binnen handbereik zijn, zodat je niet hoeft op te staan of veel hoeft te bewegen om het te pakken. Zo bespaar je tijd.
Reserveer een klein, zichtbaar plekje voor de belangrijkste of meest relevante notities voor het werk dat je op dat moment doet. Of maak een map op het bureaublad van je computer met die belangrijke informatie. Gebruik je kalender om je afspraken en evenementen in te plannen, bij voorkeur met meldingen op je telefoon of bij het openen van je e-mail. Zo begin je elke dag met een duidelijk overzicht van wat er al gepland staat.
Er zijn verschillende methoden om je bureau en andere werkruimtes netjes te houden. Maar hier zijn een paar goede gedragsrichtlijnen die je kunt volgen:
- Houd de bestanden, documenten en informatie die je nodig hebt om je lopende taken af te ronden gemakkelijk toegankelijk. Of het nu papieren documenten zijn of digitale bestanden op je pc. Goed gearchiveerde en geclassificeerde documenten besparen veel tijd.
- Berg de documenten en papieren die je niet meteen nodig hebt op, op een plek weg van je bureau. Afhankelijk van de gebruiksfrequentie gaan ze naar een definitief archief (je raadpleegt ze zelden) of een tijdelijk archief (je hebt ze nog regelmatig nodig).
- Schrijf notities en ideeën op. Kies een plek om je ideeën te noteren zodat je deze op een later moment, wanneer je ze nodig hebt, rustig kunt bekijken.
- Houd de telefoonnummers of doorkiesnummers die je het meest gebruikt bij de hand of sla ze op in je telefoon. Zo kun je je collega´s en klanten veel sneller bereiken.
- Verminder de hoeveelheid papieren en materiaal op je bureau.
- Maak zowel digitale als geschreven notities van belangrijke datums en gebeurtenissen.
- Bewaar dubbele kopieën van de belangrijkste informatie of zorg ervoor dat je back-ups hebt gemaakt.
- Maak je bureau elke dag aan het einde van je werkdag schoon.
- Besteed wekelijks een dag aan het opruimen van alles wat je niet meer nodig hebt maar dat wel nog op je bureau ligt. Berg deze spullen op in een archiefkast of vernietig het. Controleer ook je kantoorbenodigdheden en doe alles weg wat je niet meer nodig hebt. Het is ideaal om dit op vrijdagmiddag te doen, zodat je op maandag met een schoon bureau fris aan een nieuwe week kunt beginnen.
Stel wat je vandaag kunt doen niet uit tot morgen
Uitstelgedrag is een van de meest voorkomende problemen bij georganiseerd werken. We werken vaak met omgekeerde prioriteiten. Het plannen en organiseren van je werkruimte helpt je productiever te zijn, maar het is niet dwingend, je wordt niet ontslagen als je het niet doet. De meeste mensen zeggen dat ze hun ruimte beter gaan indelen doen of dat ze zich ervan bewust zijn omdat ze een betere professional willen zijn. Ze zeggen dat ze het morgen zullen doen en dat morgen wordt altijd uitgesteld. Het bureau netjes houden is geen prioriteit in hun dagelijkse routine.
Dit heeft veel te maken met de tijd waarin we leven en de epidemie van afleiding. De voortdurende input die we ontvangen, zorgt ervoor dat we ons niet lang genoeg kunnen concentreren. We zijn zo afgeleid dat het heel gemakkelijk is om in een energiestroom te komen die ons wegleidt van wat we echt zouden moeten doen. Een van de belangrijkste elementen van uitstelgedrag is dat we ons niet bewust zijn van welke activiteiten het belangrijkst zijn om elke dag te doen.
Dedica unas horas para planificar las actividades
Uno de los aspectos más desafiantes del trabajo moderno es manejar el alto flujo de cosas por hacer. Todas con una fecha de vencimiento cada vez más cercana. Y es que tenemos que hacer mucho más en menos tiempo, los profesionales hoy día deben tener una lista de cosas por hacer organizada. Y controlada con las fechas bien marcadas y una planificación clara de cómo conseguir el objetivo en la fecha marcada. Además de dejar un tiempo de margen por si hay algún problema o contratiempo. Pero también para mantener ordenado el escritorio como primer paso.
Las tareas deben clasificarse de forma que sea muy fácil saber qué debemos hacer en cada momento. Y sobre todo qué es lo que resulta más urgente en cada momento. Por eso al finalizar el día debemos organizar las tareas del día siguiente de forma que tengamos claro por donde empezar. Y en qué orden debemos ir realizando las tareas.
Tareas importantes y urgentes:
Dit zijn de werkzaamheden die je onmiddellijke aandacht nodig hebben. Al onze tijd moet aan deze taken worden besteed. We moeten ze meteen aanpakken en niet uitstellen.
Belangrijk maar niet urgent:
Deze taken moeten goed geanalyseerd worden en er moet een deadline voor worden vastgesteld. Vaak zijn dit taken die onze manier van leven kunnen veranderen, maar ze zijn nooit urgent. Bijvoorbeeld naar de voedingsdeskundige gaan om af te vallen.
Urgent:
Deze taken moeten snel worden uitgevoerd, maar zijn niet zo belangrijk als de eerste. Dit zijn meestal taken die we niet op tijd hebben uitgevoerd en die ons stress bezorgen. Anticipeer op problemen en voer deze taken uit voordat ze urgent worden.
Vergeet niet om ook je werkzaamheden uit te voeren die niet belangrijk en niet urgent zijn.
Ze staan dan wel onderaan de lijst, maar deze moeten ook gedaan worden. Vaak zijn dit soort werkzaamheden nodig om andere taken te laten slagen. Controleer aan het eind van de dag alles wat je hebt gedaan en wat er nog moet gebeuren. Wees eerlijk tegen jezelf: heb je tijd verspild of ben je echt productief geweest? Heb je veel taken openstaan? Waarom? Dit helpt ons elke dag een beetje beter te worden. Of om te zien of we echt te veel werk hebben waardoor dingen zich opstapelen en het onmogelijk is om ze af te maken.
Afhankelijk van het antwoord moet je beslissingen nemen voor persoonlijke verbetering of besprekingen met je leidinggevende om het werk op tijd af te krijgen. Soms kunnen we veel uren werken maar niet echt effectief zijn, dus we moeten kijken wat er aan de hand is.
Nadenken voordat je handelt: afleiding bestrijden
Als je het gevoel hebt dat je geen controle hebt over je leven en je zegt vaak dingen die je niet wilde zeggen en doet dingen die je niet wilde doen, is het belangrijk om even te stoppen en na te denken. Oefen jezelf in de gewoonte om te denken voordat je handelt. Om ons leven onder controle te krijgen en georganiseerde professionals te zijn, moeten we leren reflecteren en ons niet laten meeslepen door emoties, gedachten en frustraties die ook veroorzaakt kunnen worden door de prikkels die we dagelijks binnenkrijgen.
De aandacht vasthouden
De vaardigheid om gefocust en geconcentreerd te blijven is essentieel voor georganiseerd gedrag. Oefen elke dag 5 tot 10 minuten een vorm van meditatie. Steeds meer bedrijven creëren yoga- of meditatiezones in hun kantoren. Het is bewezen dat dit helpt de concentratie, productiviteit en onze energie te verbeteren. Probeer het eens!
Om zeer productieve professionals te worden, moeten we ons bureau netjes houden. Maar dit kunnen we niet doen als we niet leren georganiseerd te denken of als we de andere aspecten van ons leven niet onder controle kunnen houden. We kunnen allemaal productiever zijn, onze activiteiten beheersen en uitstelgedrag overwinnen. Het is een levenskeuze die we elke dag moeten maken en een fundamentele stap om de persoonlijke en professionele doelen te bereiken die we onszelf stellen.