Tips voor een technologische kantoor

Het technologische kantoor is een realiteit, ongeacht welke bedrijfsector we het over hebben. Alle bedrijven moeten zich aanpassen aan dit nieuwe tijdperk door nuttige tools voor hun werk te integreren die hen helpen hun bedrijf te waarborgen en te verbeteren.

Wat is een technologisch kantoor?

Het gebruik van technologie heeft zijn intrede gedaan in de bedrijfswereld. Technologische kantoren zijn populair geworden omdat ze geavanceerde tools bieden die we niet in andere kantoorformaten vinden.

Het werkformaat verandert en het digitaliseren van informatie beschermt deze. Bovendien maakt het het mogelijk om georganiseerde archieven te creëren en vergemakkelijkt het de bewerking van documenten. Al deze technologie is gekomen om te blijven. Zelfs als je houdt van je traditionele werkwijze, is het noodzakelijk om elektronische aspecten te integreren die je in staat stellen om up-to-date en vooruitstrevend te zijn.

Het technologische kantoor is degene die is aangepast met technologische innovaties die het mogelijk maken om op afstand te werken en veel functies uit te voeren die voorheen onmogelijk leken. Van werken op afstand, alleen of in teamverband, tot het contact met je klanten, het beheren van je magazijnen, het opslaan van je informatie... Technologie komt op alle niveaus van het bedrijf en helpt ons om efficiënter te verbeteren en te controleren.

Technologie stelt ons in staat om een stap verder te gaan en vergemakkelijkt ons dagelijks werk. Daarom heeft je bedrijf ook een technologisch kantoor nodig, aangepast aan de nieuwe realiteit.

Technologie

De eerste stap om de sprong van een traditioneel kantoor naar een elektronisch kantoor te maken, is het hebben van een stabiele internetverbinding. Dit hulpmiddel houdt je verbonden met miljoenen mensen over de hele wereld, leveranciers, klanten... Als je partner zich in Peking bevindt en jij in Madrid werkt, kun je een vergadering coördineren via platforms zoals Zoom.

Globale reikwijdte

Deze benaderingsfactor stelt je niet alleen in staat om contact te maken met partners en leveranciers op digitale wijze. Het zal ook mogelijk maken dat de diensten van je bedrijf of de producten van je onderneming, andere locaties in de wereld bereiken.

Het is nu veel gemakkelijker om zaken te doen met elk punt van de planeet. Met internet kan elke onderneming een wereldwijde reikwijdte hebben. Dit betekent ook dat de concurrentie wereldwijd is, waardoor het uiterst belangrijk is om bij de laatste trends in technologisch kantoor te blijven.

Elementen van het technologische kantoor

Slimme apparaten

Om je introductie in de technologie succesvol te maken, is het evident dat je je moet voorzien van technologie van topkwaliteit. Zorg voor zakelijke telefoons zodat je werknemers verbonden kunnen zijn. Effectieve communicatie bevordert de groei van organisaties. Daarnaast kun je snelle en hoogwaardige computers, tablets, en televisies met grote schermen opnemen waarop producten worden getoond of het werk van het bedrijf aan het publiek wordt gepresenteerd.

Online conferenties

Align alle punten en zorg ervoor dat, in moeilijke tijden zoals de COVID-19-pandemie, al je personeel kan vergaderen. Hiervoor is het noodzakelijk dat ze zijn uitgerust met de beste technologie om met elkaar in contact te blijven. Zelfs fysieke vergaderingen worden steeds minder. Het is nu mogelijk om online verbinding te maken, zodat er een veilige afstand binnen de organisatie wordt behouden.

Tools voor je team

Het voordeel van een internetverbinding is dat je onmiddellijk kunt genieten van diensten en applicaties. Bijvoorbeeld, als je niet zeker bent over een reparatie of een taak die je aan het uitvoeren bent.

Nu kun je communiceren met je team via Slack of samenwerken met Asana en jezelf opleiden met online cursussen. Het is noodzakelijk dat ons team beschikt over de nodige tools die hun werk vergemakkelijken en effectiever maken.

We moeten ook in staat zijn om dat werk op afstand op een effectieve manier te controleren. Er zijn talloze softwaretools op de markt die verschillende taken zullen vergemakkelijken. Investeren in technologie is wat het verschil voor jouw bedrijf zal maken. Als dit jouw interesse heeft, mis dan onze gids over tools voor telewerken.

3D-ontwerp

De meest innovatieve bedrijven investeren in 3D-technologie om projecten aan klanten of aan het verantwoordelijke team te tonen. Zowel fysiek als via applicaties die deze modus vergemakkelijken. Als je een technologisch kantoor wilt, moet je dit soort programma's integreren. Zodat elk project virtueel kan worden gepresenteerd aan potentiële kopers. Dit helpt enorm bij het visualiseren en begrijpen van projecten. Het is dus een zeer waardevol ondersteuningshulpmiddel voor commercieel personeel.

Sociale netwerken

Als je een elektronisch kantoor wilt hebben, kunnen sociale netwerken niet ontbreken. Zorg ervoor dat je een specialist in content en communicatie hebt.

Je moet op de hoogte zijn van de richtlijnen met betrekking tot advertenties en marketingstrategieën. Sociale media veranderen voortdurend en we hebben een echte professional nodig, maar je moet ook een duidelijke strategie ontwikkelen die je helpt om je bedrijf te positioneren. Publiceer Reels, IGTV, verhalen en berichten, zodat je in constante communicatie met je klanten staat.

Je moet ook zorgen dat de reactie op de vragen van klanten snel en effectief is. Sociale netwerken stellen hoge eisen, maar ze kunnen ook een geweldige hulp zijn bij het ontwikkelen van je merk op internationaal niveau.

Met al deze hulpmiddelen kun je jezelf bekend maken zonder tussenpersonen. Er zijn veel bedrijven gespecialiseerd in online adverteren die je kunnen aanbevelen wat de beste strategie in jouw geval is. Afhankelijk van het type onderneming zijn er meer geschikte netwerken of netwerken die ons helpen om beter ons doelpubliek te vinden. Laat je adviseren door specialisten om de juiste keuzes te maken.

Directe aankopen

Een ander voordeel van het moderniseren van je kantoor is dat je werknemers directe aankopen kunnen doen via online handel. Zonder lange wachttijden.

Onze kantoorstoelenwinkel heeft een transport- en snelle bezorgservice.

Voordat je een online winkel lanceert, moet je ervoor zorgen dat zowel de logistiek als de verzending zijn voorbereid. Daarom moeten we opnieuw specialisten op dit gebied zoeken. Als we willen dat onze online winkel een succes wordt, moeten we investeren om later winst te maken. Maar de snelheid en wereldwijde reikwijdte kunnen van groot belang zijn voor gespecialiseerde bedrijven.

Optimale meubels

Natuurlijk kan ergonomisch en comfortabel meubilair niet ontbreken. De juiste kantoorinrichting kiezen helpt ons om beter en effectiever te werken.

Voorzie technologische bureau's die een bepaald gewicht kunnen dragen en met een specifieke opslagcapaciteit. Vergeet niet om technologie te integreren in je stoelen en ander meubilair.

Het is belangrijk om op de houdingsgezondheid te letten tijdens het werk, waardoor ergonomische computestoelen bijzonder belangrijk zijn.

De boom van thuiswerken heeft de vraag naar stoelen voor thuiswerken sterk verhoogd. Dit komt omdat, als je 8 uur per dag in een stoel doorbrengt, je ervoor moet zorgen dat het een geschikte stoel is. Na twee uur in een normale stoel kom je ongemakken tegen die kunnen leiden tot ernstige problemen als we geen oplossing zoeken. Daarom wordt aangeraden om advies in te winnen en te investeren in een ergonomische stoel die ondersteuning biedt aan onze rug.

Decoratie in je technologische kantoor

Natuurlijk mogen kleuren niet ontbreken om je kantoor trendy te maken. Laat je creativiteit de vrije loop en laat je inspireren door de nieuwe technologieën. Als je je specialiseert in creatieve sectoren, kun je de muren van je kantoor decoreren met kleur en stimulerende motieven.

Bedrijven in de spelletjes- of technologiebranche creëren speelhoeken en ontspanningsruimtes voor hun werknemers, evenals ontspanningsruimtes waar op een informelere manier kan worden gewerkt. Informele vergaderzalen zijn ook een van de nieuwe trends.

Borden of touchscreens

Een innovatieve optie is het gebruik van slimme borden zodat het hele team gesynchroniseerd is. Bovendien zijn er editbare touchscreens voor bedrijven die het landschap van je kantoor zullen veranderen. Als je nog niet gewend bent aan deze technologie, of als het buiten je budget valt, kun je langzaam beginnen. Beginnen met collaboratieve werkapplicaties is een economische en functionele manier om technologie te benutten.

Opslaan en bewaren van informatie in een technologisch kantoor

Vergeet niet dat bedrijven gedocumenteerde en historische informatie over hun bedrijfsvoering moeten hebben. In het geval van ziekenhuizen moeten ze de medische dossiers van patiënten tot tien jaar lang bijhouden. En iets soortgelijks geldt voor de juridische en boekhoudkundige informatie van het bedrijf.

Het verzamelen van zoveel papieren in een kantoor kan een echte uitdaging zijn. Soms raakt informatie kwijt of beschadigd. Het hebben van informatiesystemen is tegenwoordig een vereiste. Bewaar zoveel mogelijk informatie in elektronisch formaat, dit helpt je alles veel sneller te vinden. Het is veiliger, je kunt veel meer opslaan en je vindt het veel sneller. Bovendien is het veel duurzamer en helpt het het milieu, wat onze klanten zeker zullen waarderen.

Maar niet alles is zo eenvoudig. We moeten rekening houden met het feit dat veranderingen moeilijk te verwerken kunnen zijn. Misschien heeft een deel van ons team moeite met zich aan te passen aan deze veranderingen. Je personeel opleiden is vitaal, zodat iedereen onder dezelfde lijn van kennis en doelen kan werken. Ongeacht de leeftijd, iedereen moet de elektronische apparaten gebruiken, evenals vertrouwd raken met de nieuwe technologieën. Daarom is training van menselijke teams een van de belangrijkste taken waarmee ons bedrijf te maken krijgt wanneer we een technologisch kantoor willen implementeren. De benefits die we behalen, zullen zeker snel de inspanning die we hebben geleverd compenseren.