Hoeveel kantoorruimte heeft een mens nodig?

Wist je dat je in jouw bedrijf kantoorruimtes moeten voldoen aan een minimale ruimte per persoon? Ten behoeve van een optimale lichamelijke gesteldheid van werknemers op het werk is het erg belangrijk om te voldoen aan een reeks vereisten die garanderen dat elke werknemer voldoende ruimte heeft om zijn/haar dagelijkse werk op ergonomisch verantwoorde wijze uit te voeren. Ontdek hoe u uw kantoorruimte dient in te richten ten behoeve van het welzijn van uw werknemers en de naleving van de regelgeving.

Wettelijke vereisten met betrekking tot persoonlijke ruimte op kantoor

In een kantoor is de persoonlijke ruimte op kantoor een van de aspecten die centraal staan bij het realiseren van hoogwaardige arbeidsomstandigheden omdat bijna elke werknemer vele uren erin doorbrengt tijdens de uitvoering van zijn/haar werk.

Als de ruimte niet voldoet aan de noodzakelijke kenmerken qua afmetingen, vorm en omgeving, zal dit een negatieve invloed hebben op de werknemer en als gevolg daarvan op zijn/haar productiviteit evenals op zijn/haar lichamelijke gesteldheid.

Het Nationaal Instituut voor veiligheid en hygiëne op het werk (INSHT), onderdeel van het Ministerie van Werkgelegenheid en Sociale Zekerheid, waakt erover dat werknemers in de best mogelijke fysieke en mentale omstandigheden werken (INSHT).

En de regelgeving die regelt wat de minimumvoorwaarden van veiligheid en lichamelijke gesteldheid op de werkplek zijn, is het Koninklijk Besluit 486/1997 van 14 april.

Deze wet bepaalt dat "de afmetingen van werkplekken werknemers in staat moeten stellen hun werk uit te voeren zonder risico's voor hun veiligheid en lichamelijke gesteldheid en onder aanvaardbare ergonomische omstandigheden". Om dit te garanderen, moet elke werknemer een minimale vrije ruimte tot zijn/haar beschikking hebben:

• Vrije hoogte: idealiter 3 meter, in de praktijk volstaat een hoogte van 2,5 meter in kantoren en overige werkruimtes.
• Vrij vloeroppervlak: 2 vierkante meter per werknemer.
• Volume vrije ruimte: 10 kubieke meter gereserveerd per werknemer.

Met deze minimale persoonlijke kantoorruimte moet rekening worden gehouden bij de bouw en inrichting van werkplekken.

Wat is de minimale persoonlijke kantoorruimte?

De bovengenoemde wetgeving bepaalt ook dat de scheiding tussen de materiële elementen op de werkplek toereikend moet zijn om werknemers in staat te stellen hun dagelijks werk uit te voeren in optimale omstandigheden qua veiligheid, lichamelijke gesteldheid en comfort, maar hoeveel ruimte is voldoende?

Volgens experts is 14 vierkante meter kantooroppervlak, inclusief het individuele aandeel van de gemeenschappelijke ruimtes, per werknemer ideaal. Dit betekent dat elke werknemer voor individueel werk tussen de 3 en 4 vierkante meter moet hebben (3,5 vierkante meter zou ideaal zijn). Dit is de minimale aanbevolen ruimte per werknemer in kantoren.

De voorschriften geven duidelijk aan dat, als de vrije ruimte de werknemer geen bewegingsvrijheid toelaat om redenen die inherent zijn aan het werk, er voldoende extra vrije ruimte in de buurt van zijn/haar werkplek moet zijn.

Daarnaast bevat de wet een reeks ergonomische aanbevelingen voor een optimale lichamelijke gesteldheid van werknemers.

Tips voor het inrichten van de minimale persoonlijke ruimte op kantoor

Om te voldoen aan de wettelijke vereisten van minimale persoonlijke ruimte op kantoor, is een efficiënte indeling erg belangrijk. Dit kan open, gesloten of gecombineerd zijn, naargelang het type bedrijf en werk waarover we het hier hebben, evenals de afmetingen van het kantoor zelf.

Hoe optimaliseer je werkruimtes? Hier zijn enkele tips:

• In grote kantoren is de trend open, doorschijnende en minimalistische ruimtes, die een groter gevoel van ruimtelijkheid geven. Doordat er minder zwaar kantoormeubilair aanwezig is, is het gemakkelijker om aan de minimale kantoorruimte per werknemer te voldoen.
• Omwille van de privacy in bepaalde ruimtes, kun je kiezen voor beweegbare scheidingswanden, schermen, glazen wanden, modulaire panelen, etc. Het is belangrijk om een evenwicht te bereiken tussen de positieve effecten van open ruimtes, de behoefte aan privacy van bepaalde afdelingen en het voldoen aan minimale kantoorruimte-eisen per werknemer.
• In kleine kantoren zijn coöperatieve werkplekken een goede oplossing om de ruimte optimaal te benutten.
• Als deze niet essentieel zijn, creëert de afwezigheid van scheidingswanden een grotere en meer open ruimte per werknemer.
• Rust- of recreatieruimtes zijn een must en het is belangrijk dat ze ruim, comfortabel en goed verlicht zijn, zodat medewerkers ter ontspanning even een kopje koffie of thee kunnen drinken. 
• Meubilair is de sleutel tot het bevorderen van ergonomie op de werkplek en is tegelijk de bewaker van de lichamelijke gesteldheid van werknemers op het werk. Het is beter om te investeren in comfortabele en duurzame bureaustoelen en voldoende opslagruimtes dan om in de ziektewet te vallen als gevolg van rugklachten of andere kwalen die werknemers tijdens het uitvoeren van hun dagelijks werk kunnen oplopen.
• Houd rekening met de bedrijfsgrootte voordat u een beslissing neemt over het inrichten van uw kantoor, dus het totale aantal werknemers dat elke dag hun functies op kantoor uitvoert. Dit zal u helpen de ruimte beter in te richten.

Vergeet niet dat de minimale ruimte die elke werknemer heeft, niet alleen een arbeidsrechtelijke basis heeft, maar ook een grote invloed heeft op de productiviteit van werknemers.