6 stappen voor effectieve zakelijke bijeenkomsten

Ontdek de 6 sleutels tot efficiënte werkvergaderingen waar een grotere productiviteit en een beter gebruik van de tijd kan worden bereikt.

Tegenwoordig moet u in elk beroep vaak met andere mensen werken en samenwerken om doelen te bereiken. Dit houdt altijd een proces in waarbij, maandelijks of wekelijks, een reeks vergaderingen moet worden belegd om lopende zaken te bespreken, processen die werken (of niet), lopende projecten en toekomstige projecten, enz.

Velen klagen er echter over dat deze vergaderingen meer dan eens allesbehalve productief zijn. In de nasleep van de COVID-19 pandemie werden online vergaderingen zelfs een must, waarbij velen beweerden productiviteit en tijd te hebben verloren die met een eenvoudig verslag of een e-mail hadden kunnen worden opgevangen. 

Als dit één van uw problemen is, biedt 365BureauStoel u nu 6 sleutels om tijdverspilling te voorkomen en effectieve werkvergaderingen te houden die u in staat stellen uw projecten samen met uw collega's vooruit te helpen.

Stap 1: Bepaal het doel van de vergadering

In principe is het voor elk aspect van ons leven noodzakelijk een duidelijk doel voor ogen te hebben, maar wanneer het om teamvergaderingen gaat, is dit aspect bijzonder relevant.

Het zou niet de eerste of de laatste keer zijn dat u naar een vergadering gaat en uiteindelijk over irrelevante kwesties praat, waardoor de vergadering langer duurt dan nodig is. 

Daarom is het van essentieel belang het hoofddoel aan te geven dat u wilt bereiken door deze mensen samen te brengen, niet alleen uit respect voor uw tijd, maar ook voor de tijd van anderen.

Een extra detail: deel het doel van de vergadering mee aan alle deelnemers. Dan weet iedereen waar de vergadering voor is en kan hij voorbereid beginnen. 

Stap 2: Stel een lijst op van punten voor de dag

Als de vergadering een afstemmingsvergadering is, kunt u het beste een lijst opstellen van de belangrijkste punten die tijdens de vergadering moeten worden besproken en u daaraan houden. 

Velen vinden het ook zinvol om naast dat punt een korte samenvatting te schrijven. Bijvoorbeeld: als u zegt dat u het moet hebben over "data analytics", kan het helpen om er "toon het rapport van de laatste 6 maanden van de Power Point" naast te zetten.

Stap 3: Een tijdschema opstellen

Bij productiviteitstechnieken zoals tijdsblokken of de Pomodoro-techniek is het van essentieel belang de uren vast te stellen waarin u bepaalde taken gaat uitvoeren.

Als u een begin- en eindtijd vastlegt voor teamvergaderingen, kunt u zich beter organiseren en uw collega's helpen om die tijd ook in hun agenda te blokkeren. 

Het is belangrijk dat dit tijdstip wordt aangehouden en onder geen beding wordt gewijzigd, dus stiptheid en het respecteren van de eindtijd zijn van cruciaal belang. Het is een manier om te dwingen tot synthese op basis van doelstellingen.

Een interessante vaststelling is dat in de wereld van de agile methodologieën, zoals Scrum, tijdsblokken van slechts 10 minuten worden gereserveerd voor het delen van bepaalde processen, wat ons dwingt om zeer snel een synthese te maken en doelstellingen vast te stellen.

Stap 4: Nodig alleen diegenen uit die er echt bij moeten zijn

Het is niet ongewoon te zien dat bij het opzetten van teamvergaderingen te veel mensen worden uitgenodigd die eigenlijk weinig of niets in te brengen hebben, behalve te luisteren naar wat er gezegd moet worden.

Dit hoeft op zich niet slecht te zijn, maar als het niet een kwestie is die door het hele team moet worden besproken, is het vaak efficiënter om slechts enkelen aan te wijzen om de vergadering bij te wonen. Het is een manier om behendiger te worden en de tijd van anderen niet te verspillen. 

Stap 5: Zorg ervoor dat u over het benodigde materiaal beschikt

Als u meerdere mensen moet samenbrengen, zorg dan dat er bureaustoelen zijn voor iedereen. Ook als u een verslag moet laten zien of anderen bij een stemming moet betrekken, moet u ervoor zorgen dat u alles hebt wat u nodig hebt: projector, laptop, HDMI-kabel, papier, pennen, plakbriefjes, enz.

Stap 6: maak altijd een samenvatting

Stuur na afloop van de vergadering een e-mail aan de aanwezigen met de punten die tijdens de vergadering zijn besproken, de conclusies die zijn getrokken en vooral de volgende stappen die moeten worden gevolgd om verder te werken.

Deze samenvattingen zijn bijzonder nuttig, niet alleen als opfrissing voor de aanwezigen, maar ook als informatie voor degenen die de vergadering niet hebben kunnen bijwonen of wier aanwezigheid niet noodzakelijk was. Iedereen is met één druk op de knop op de hoogte.

Bent u er klaar voor om vanaf nu effectiever te vergaderen? Bij 365BureauStoel hebben we een ruime keuze aan bureaustoelen, gamestoelen en ergonomische stoelen om in uw vergaderruimtes te plaatsen en te genieten van het hoogste comfort.

Bezoek ons nu op onze 365BureauStoel website, mis onze aanbiedingen niet!